Wobec czasowych ograniczeń związanych ze zwoływaniem posiedzeń uczelnianych organów i podmiotów kolegialnych, a także gremiów z fizyczną obecnością członków wprowadzono możliwość ich organizacji w formie zdalnej. Zespół rektorski opracował tymczasową instrukcję dotyczącą tego rodzaju obrad na Uniwersytecie Warszawskim.
Organami kolegialnymi Uniwersytetu są: Rada Uczelni, Senat, rady naukowe dyscyplin oraz Rada Naukowa Dziedzin. W postaci gremiów obradują również organy samorządu studentów i doktorantów, komisje stypendialne, komisje w postępowaniach o nadanie stopnia, rady wydziałów i instytutów, a także inne – powołane na mocy Statutu UW.
Wobec stanu epidemii niemożliwe jest zwoływanie ich posiedzeń z fizyczną obecnością członków. 23 marca Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego wydał rozporządzenie (zaktualizowane 25 marca) ułatwiające zdalne podejmowanie decyzji i zwoływanie zdalnych posiedzeń z wykorzystaniem narzędzi komunikacji elektronicznej.
W przypadku organów kolegialnych uczelni (Senat, Rada Uczelni, rady naukowe dyscyplin) oraz organów kolegialnych samorządu studentów i samorządu doktorantów zakres takich decyzji ograniczony został do załatwiania spraw niezbędnych do zapewnienia ciągłości funkcjonowania uczelni. Zaleca się, by wszystkie pozostałe odłożyć do momentu, w którym możliwe będzie przeprowadzenie posiedzeń w zwykłej formie. W szczególności dotyczy to ostatecznych uchwał o nadaniu stopnia naukowego.
W przypadku kolegiów elektorów uczelni, komisji stypendialnych, komisji w postępowaniach o nadanie stopnia oraz innych komisji i gremiów działających na podstawie statutu podejmowanie uchwał i decyzji za pomocą środków elektronicznych może dotyczyć wszystkich spraw.
W celu wsparcia oraz uporządkowania organizacji zdalnych obrad na UW zespół rektorski przygotował tymczasową instrukcję.
Instrukcja zawiera opis dwóch procedur podejmowania decyzji: uproszczonej (dyskusja zdalna zakończona głosowaniem elektronicznym) oraz pełnej (telekonferencja z głosowaniem zdalnym w trakcie posiedzenia). O wyborze procedury każdorazowo decyduje przewodniczący.
