Odpowiednie dać rzeczy słowo

Twórcy wszystkich dokumentów i rekomendacji, które regulują zasady prostego języka, zgodnie wskazują, że nie zagwarantujemy zrozumiałości tekstu, jeśli nie zadbamy o odpowiednie słownictwo. Trudniej jednak odpowiedzieć na pytanie, czym to odpowiednie słownictwo jest. Badacze i praktycy wymieniają kilka grup wyrazów, które utrudniają rozumienie tekstów. W najnowszym piśmie uczelni „UW” prof. Monika Kresa sprawdza, z czego warto zrezygnować, kiedy staramy się pisać prosto.

Jako przewodnik wykorzystamy normę ISO 24495-1:2023, w której czytamy, że „autorzy powinni używać słów znanych czytelnikom” (pkt 5.3.2.), i polski dokument Prosty język – ustandaryzowane zasady dostępny na stronie Fundacji Języka Polskiego.

Precyzyjne i jednoznaczne

O języku można myśleć różnymi metaforami. Jedną z nich jest metafora sieci, zgodnie z którą słowa pozostają ze sobą w różnych relacjach, a tym samym tworzą różne sieci zależności. Jeśli słowa pozostają w relacji nadrzędności i podrzędności (np. zwierzę i pies), nazywamy je hiperonimami (zwierzę) i hiponimami (pies). Kiedy chcemy, żeby odbiorca szybko i bez problemów zrozumiał nasz tekst, musimy używać przede wszystkim tych drugich. Są one jednoznaczne i precyzyjne.

Precyzja pozwala zmniejszyć liczbę telefonów, e-maili i pytań, na które musimy odpowiadać, jeśli operujemy ogólnikami. Na jakie ogólniki musimy uważać? Pamiętajmy, że:

• dokumenty to: podanie, wniosek, zaświadczenie, oświadczenie, umowa;
• sprawa to: urlop dziekański, stypendium, praktyki, obrona pracy;
• jednostka to: dziekanat, Biuro Obsługi Studentów, Szkoła Doktorska;
• osoba właściwa to: prodziekan, kierownik studiów, koordynator praktyk;
• termin to: do 15 września, w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji;
• system to: USOSweb, IRK, APD.

Spójność to podstawa

W sieci relacji leksykalnych poza hiperonimami i hiponimami znajdziemy także synonimy, czyli wyrazy bliskoznaczne. Są one bardzo ważne, ponieważ wzbogacają język i pozwalają nam wyrażać się bardziej precyzyjnie. Jeśli jednak używamy ich bezrefleksyjnie, nasz tekst przestanie być spójny. A to właśnie spójność twórcy normy ISO podają jako jeden z gwarantów zapewnienia zrozumiałości tekstu. I choć w wypadku leksyki zasada ta może pozornie stać w sprzeczności z wbijanymi nam od szkoły podstawowej radami, żeby używać jak najwięcej synonimów, w tekstach użytkowych warto się z nią zaprzyjaźnić.

Inne przykłady synonimii, która może utrudniać życie, to:

• kierownik jednostki organizacyjnej (KJO) = dziekan;
• kierownik jednostki dydaktycznej (KJD) = prodziekan ds. studenckich;
• akademik = dom studenta;
• wniosek = podanie;
• praca dyplomowa = praca licencjacka = praca magisterska.

Warto zauważyć, że przytoczone słowa i wyrażenia nie zawsze znaczą to samo. Trzeba więc używać ich z rozwagą i świadomie. Nie bójmy się powtórzeń – czasami pozwalają one zachować nie tylko spójność, lecz także precyzję.

Konkret, nie abstrakcja

Autorzy normy ISO radzą: „Wybieraj słowa, które wywołują w umyśle czytelników obraz”. Słowa możemy podzielić na konkretne i abstrakcyjne. Prof. Magdalena Zawisławska w jednym z odcinków podkastu o dobrej komunikacji Możemy prościej podkreśla, że najlepiej rozumiemy rzeczowniki. To one sprawiają, że przed naszymi oczami pojawia się konkretny obraz rzeczy, zwierzęcia lub osoby. Kiedy czytamy lub słyszymy słowo stół, wyobrażamy sobie konkretny mebel. Jest on oczywiście inny w zależności od naszych doświadczeń życiowych, do stworzenia obrazu nie potrzebujemy jednak niczego więcej niż tego rzeczownika.

Kolejne na liście słów lepiej zrozumiałych są przymiotniki. Kiedy słyszymy słowo drewniany, nie generujemy wprawdzie konkretnego obrazu, jednak dość szybko wyobrażamy sobie jakąś drewnianą rzecz, np. stół, dom, kredens.

Co ciekawe, o wiele trudniej jest nam generować obrazy czasowników, choć z perspektywy prostego języka są one bardzo pożądane. Kiedy czytamy: biegnie, stoi, kocha – zawsze pojawi się nam pytanie „kto?”. I dopiero na tej podstawie jesteśmy w stanie stworzyć obraz.

Najtrudniejsze do rozumienia są jednak słowa, które łączą dwa przeciwstawne bieguny – rzeczowniki i czasowniki, czyli tzw. rzeczowniki odczasownikowe (gerundia), np. stanie, bieganie, kochanie oraz rzeczowniki abstrakcyjne (np. rejestracja). Żeby przerobić je na obraz, nasz mózg musi wykonać wiele skomplikowanych operacji.

Z tej zasady płyną dwa proste wnioski. Po pierwsze, piszmy o konkretach i podawajmy przykłady sytuacji, zamiast opierać się na ogólnikach.

Po drugie zaś – unikajmy rzeczowników odczasownikowych i zastępujmy je czasownikami osobowymi. Te ostatnie w większości wypadków wymagają użycia podmiotu (czyli rzeczownika albo zaimka), a od niego już tylko krok do konkretu.